Retomando el articulo anterior, recordamos que una empresa decidió usar, de entre todas las herramientas de e-commerce, el carro de compras online. Cuando esta empresa analiza sus ventas, decide implementar un plan piloto teniendo en cuenta y continuando con las siguientes consideraciones:
- Dado que no puedo tener a un operario del centro de distribución abriendo una caja que se encuentra en un estante a 5 metros de altura para sacar un artículo, defino que cuando me compren una unidad de este tipo de productos, se traslade la caja desde su estantería hasta mi zona de distribución para comercio online.
- Una vez que la caja llega a mi espacio físico destinado a comercio online, que está dentro del mismo centro de distribución, pero separado físicamente, con una recepción de mercadería formal y dedicada, traspaso los productos de una bodega a otra, tanto física como sistémicamente. Esta zona debe estar cerrada y restringida, con un personal responsable definido, para que no comiencen los desajustes de inventario y las desapariciones misteriosas de productos.
- Por sistema, debo convertir una caja en x unidades del producto, para hacer una guía de despacho no por caja, sino por unidades.
- Se prepara el pedido con este producto y los otros que me haya solicitado el cliente en el envoltorio que corresponda. Preparo la ruta de despacho con este y los otros pedidos que me hayan solicitado otros clientes, siempre teniendo en cuenta los plazos comprometidos para el cumplimiento. Dado que previamente seleccioné productos pequeños cuyo comportamiento de venta conozco de antemano, defino la cantidad y tipo de vehículos que usaré para los despachos o el tipo de servicio logístico que contrataré para este fin.
- Después de que ejecuto el despacho y entrego los productos a mis clientes, debo garantizar que me llega de vuelta, para mi custodia, el comprobante de entrega firmado por el cliente, que es ingresado en el sistema para cerrar la venta.
- En este momento estoy en condiciones de facturar. Si es que la venta fue realizada con crédito, el sistema debe contabilizar la factura por cobrar y restringir el uso del carro de compras de ahí en adelante (si es que el cliente agota el crédito con otras compras), hasta que ponga al día sus facturas.
Con este sencillo ejemplo nos damos cuenta de todas las definiciones que se tuvieron que tomar previamente para cumplir con el nuevo canal de ventas online. Resumiendo, las más importantes:
- Se separó un área del centro de distribución para atender la venta online: inversión en infraestructura para cerrar el área (paredes, mallas, etc.), habilitación de electricidad y redes, computador, escritorio, estanterías, entre otras cosas.
- Se modificaron los sistemas para tener una bodega virtual de venta online. Se habilitó la capacidad de transformar una caja en x unidades por sistema para hacer el despacho. – Se compraron una o varias camionetas y se contrataron los choferes.
- Se contrató (o promocionó) a una persona específica para el manejo de la bodega de ventas online.
- Se capacitó a todo el personal del centro de distribución en los nuevos procesos, desde la llegada del pedido por sistema hasta su entrega al cliente en los plazos comprometidos.
- Se habilitó el sistema para el control de las cuentas corrientes de los clientes, bajo una única cobranza omnicanal.
Este es un caso hipotético simple, pero que evidencia a la perfección las definiciones que se deben tomar antes de implementar la venta online. Una vez que el proceso está afinado, cuando los muchos errores y problemas que saldrán a flote durante la operación del piloto estén resueltos, continúo ampliando el mix de productos, la cantidad de clientes, y comienzo a pensar en una venta online nacional.
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